- fevereiro 8, 2022
- Posted by: redacao
- Category: Organização e Processos
A busca pela eficiência é uma grande preocupação para os gestores nos dias atuais. Não é fácil liderar uma equipe, e nós queremos te ajudar nessa jornada.
Para aumentar a agilidade e otimização do trabalho do time, existem ferramentas que são de grande auxílio. Uma delas é a 5W2H, que é o tema do nosso artigo de hoje. Tenha uma boa leitura e aproveite as dicas!
A importância de aumentar a eficiência da equipe
A eficiência é importante para qualquer empresa, pois determina quão bons serão os resultados. Ela pode ser definida como a relação entre o tempo previsto, o tempo gasto e o resultado de uma tarefa, ou ainda o nível do que é produzido com o menor número de erros. Em suma, é sempre a qualidade do processo de produção.
Quanto mais eficiência, melhor serão os produtos ou serviços e mais feliz ficará o cliente. Então é natural que esse substantivo seja de tanta importância para a sua empresa, e possa se referir a capacidade de alcançar metas, a organização, a produtividade, a agilidade e outras características benéficas.
Para te ajudar a restaurar a eficiência, apresentamos a ferramenta 5W2H, que é uma ótima alternativa para otimizar os fluxos dos negócios de todos os setores.
Saiba como a ferramenta 5W2H pode ajudar na eficiência da equipe
Diante da rotina agitada, da competitividade do mercado e dos vários empecilhos ao trabalho da equipe, é ideal contar com um auxílio. É então que você pode recorrer a ferramentas como a 5W2H, que pode ser usada em diversas situações:
- Fazer planejamentos;
- Construir estratégias;
- Otimizar tempo;
- Organizar atividades/tarefas diárias, semanais ou mensais;
- Fazer um plano de ação;
- Treinar a equipe;
- Mapear processos;
- Definir metas de curto, médio ou longo prazo;
- Garantir respostas para os fluxos e mais.
A metodologia 5W2H é um conjunto de perguntas em inglês que, de forma simples e prática, direciona os profissionais a encontrar respostas com clareza. Assim, é possível esclarecer caminhos e construir um plano de ação específico e bem alinhado.
Conheça os 5 Ws e os 2 Hs da ferramenta:
- What (O que vamos fazer?)
- Who (Quem vai fazer?)
- When (Quando vamos fazer?)
- Where (Onde será feito?)
- Why (Por que é preciso que seja feito?)
- How (Como vamos fazer?)
- How much (Quanto vai custar?)
A ferramenta pode ser usada em negócios de todos os portes, e as vantagens são várias, pois o método facilita que um processo seja visualizado com clareza, evita que muitas responsabilidades sobrecarreguem um funcionário, ou que uma tarefa fique “sem dono”, auxilia na padronização de processos e etc.
Para aplicar, em geral usa-se uma planilha, mas pode ser feito em qualquer editor de texto, o importante é que esteja bem escrito. O resultado pode servir de guia para qualquer colaborador no futuro. Seja detalhista nas respostas: analise, pense e estude antes de formulá-las.
Um exemplo é:
- What (O que vamos fazer?) – Contratar uma equipe de vendas (três pessoas).
- Who (Quem vai fazer?) – O departamento de RH e os gestores comerciais.
- When (Quando vamos fazer?) – Até 5 de março.
- Where (Onde será feito?) – No estabelecimento empresarial: o planejamento sobre a seleção será feito no departamento de RH, e a seleção será feita na sala 170..
- Why (Por que é preciso que seja feito?) – Para aumentar o departamento comercial.
- How (Como vamos fazer?) – Passando por um processo de seleção e contratação liderado pelo departamento de RH.
- How much (Quanto vai custar?) – Cerca de 10 mil reais para todo o processo.
Já é possível refletir se há o dinheiro necessário, se o prazo é coerente, ou se o motivo justifica todo o trabalho. Se quiser, há como continuar aplicando o método até especificar as respostas ou encontrar a raiz de outros problemas:
- What (O que vamos fazer?) – Aumentar o departamento comercial.
- Who (Quem vai fazer?) – O departamento de RH e os gestores comerciais.
- When (Quando vamos fazer?) – Até 5 de março.
- Where (Onde será feito?) – Na própria empresa.
- Why (Por que é preciso que seja feito?) – Pois estamos em expansão, com alto número de vendas, e com grande público em potencial localizado em outras regiões.
- How (Como vamos fazer?) – Precisamos contratar novos funcionários e treinar uma equipe.
- How much (Quanto vai custar?) – Cerca de 10 mil reais para todo o processo.
Para aplicar a ferramenta com eficiência, é necessário estudar bem o seu negócio, entender como está o lado financeiro, quais são as prioridades e necessidades do momento, entre outras informações. Se necessário, reúna a equipe para encontrar as respostas, pois os problemas colocados no método 5W2H podem ser mais complexos.
É importante saber que a eficiência pode ser alcançada com a ajuda de diversas ferramentas ou alternativas entregues pela tecnologia. Os gestores podem e devem usar desses auxílios para gerir e otimizar processos.
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