Categorias
Organização e processos

Gestão por competências: Como preencher os Gaps de sua empresa

Entenda o porquê do assunto estar se tornando tão recorrente à Gestão de Pessoas, ganhando cada vez mais espaço nas organizações e como aplicar essa ferramenta na sua empresa.

Cada vez mais comum nas organizações, a Gestão por Competências tem sido muito utilizada como forma de angariar vantagens competitivas num mercado globalizado, que demanda constante atualização dos colaboradores.

Além disso, é exigido também maior agilidade, capacidade de diferenciação contínua e habilidades para tratar questões complexas, que por vezes não existiam anteriormente em seu contexto organizacional.

Breve introdução às competências.

“Competências são combinações sinérgicas de conhecimentos, habilidades e atitudes, expressas pelo desempenho profissional, no âmbito de determinado contexto ou estratégia organizacional” (CARBONE, 2005)

De forma resumida, competência é tudo aquilo que você precisa ter em termos de técnicas, habilidades e conhecimentos para exercer determinada função.

Gestão de Pessoas orientada por Competências é um modelo de gestão de pessoas que fornece subsídios para a tomada de decisões quanto ao gerenciamento do corpo funcional, segundo critérios objetivos e transparentes. Isso tem início a partir das competências destacadas como importantes para o efetivo cumprimento da missão e visão da organização de acordo com seu ciclo estratégico. Caso tenha dúvidas de real efetividade de um MVV bem definido, deixamos um link no final desse artigo.

Assim, uma empresa que já possui as competências adequadas para determinado cargo delimitadas e monitoradas pode adquirir vantagem como a redução de custos para captá-las em seus funcionários, tendo em vista que poderá fornecer propostas de desenvolvimento e treinamento “personalizadas” para aqueles que necessitam adquirir determinada competência.

Mas como saber se esse modelo é adaptável para a realidade da minha empresa?

Alguma vez você já se perguntou se tem investido estrategicamente em seus funcionários? Ou sentiu que seus funcionários poderiam obter melhores resultados, porém não sabe o que exatamente poderia ser feito?

Caso já tenha passado alguns desses pensamentos pela sua cabeça, então esse texto é para você!

Para identificar uma competência e torná-la mais fácil de ser gerenciada, primeiramente, é preciso levar alguns fatores em consideração, são eles: conhecimentos, habilidades e atitudes, conhecidos no campo da administração como CHAs.

QUERO AGENDAR UM DIAGNÓSTICO!

Mas afinal, o que cada um deles significa na realidade de uma empresa?

Conhecimento:

“São informações que, ao serem reconhecidas e integradas pelo indivíduo em sua memória causam impacto sobre seu julgamento ou comportamento, ou seja, refere-se ao ‘saber’ que a pessoa acumulou ao longo de sua vida, algo relacionado à lembrança de conceitos, ideias ou fenômenos” (Bloom et al.,1979; Davis e Botkin, 1994).

Um exemplo de conhecimento cobrado amplamente por empresas dos mais diversos setores é o de Pacote Office (Word, Excel, Powerpoint), podendo ser utilizados para criação de documentos e gerenciamento e controle de planilhas.

Habilidade:

“A habilidade está relacionada à aplicação produtiva do conhecimento, ou seja, à capacidade da pessoa de instaurar conhecimentos armazenados em sua memória e utilizá-los em uma ação” (CARBONE, 2005).

Com base no conhecimento abordado, algumas das habilidades exigidas pelo mercado se caracterizam como criação de planilhas, criação de atas de reunião, confecção de apresentações de alto impacto e assim por diante.

Atitude:

“A atitude refere-se a aspectos sociais e afetivos relacionados ao trabalho (Durand,2000). Diz respeito a um sentimento ou à predisposição da pessoa, que determina a sua conduta em relação aos outros, ao trabalho ou a situações.”

Como atitudes relacionadas ao uso do Pacote Office, podem ser citadas a predisposição em solucionar possíveis erros e o uso constante das ferramentas necessárias a função exercida.

Quais são as principais vantagens de possuir as competências da minha empresa mapeadas?

Uma das principais vantagens existentes do processo é gerar vantagem competitiva, pois com o estudo do mercado alinhado às competências organizacionais mapeadas, pode-se definir quais são as competências necessárias para a sua empresa que serão capazes de assegurar a liderança do mercado.

Além disso, outra vantagem em possuir o processo de mapear as competências essenciais é descobrir os principais gaps de competências dentro da empresa, permitindo criar insights para supri-los.

Ou seja, as empresas não mais estarão investindo em capacitações de forma aleatória, mas sim no que realmente lhe trará retorno. E como posso identificar as competências necessárias para a realização das atividades da minha empresa?

A melhor maneira de descobrir quais são as competências essenciais para atuação no seu tipo de negócio se dá por meio da realização de um Mapeamento de Competências, solução vendida e executada pela AD&M, que serve para definir essas competências necessárias, tendo em vista que uma empresa que cujas competências estão bem definidas sabe exatamente o que esperar de cada funcionário e de que maneira maximizar os resultados para o alcance dos objetivos estratégicos.

E como nós elaboramos?

Uma boa prática realizado por diversas empresas que usamos dependendo do contexto do cliente é dividir o processo em 4 etapas:

A primeira etapa é geralmente um período de imersão na realidade da empresa. O intuito é que o consultor ou responsável pelo mapeamento, através de entrevistas com os funcionários dos setores (dependendo do tamanho do departamento não é viável contatar todos), recolha insumos para identificar as competências.

Após a realização das entrevistas, é realizado a etapa de diagnóstico, isto é, destrinchamos as entrevistas, buscando identificar quais as competências e CHAs essenciais para a execução do processo de trabalho no setor.

É importante, evidenciar que a colaboração dos funcionários é essencial para o andamento do projeto, pois são eles que possuem contato constante com as tarefas executadas, estando aptos a dizerem o quão presente determinada competência está na sua rotina laboral.

A terceira etapa, consiste na criação de um formulário utilizado justamente para que seja realizada a coleta de percepção por parte dos colaboradores do quão evidente e condizente estão as percepções diagnosticadas dentro da realidade de cada unidade. 

A quarta e – por vezes –  última etapa consiste na confecção de um relatório final. Neste relatório, entregue aos gestores, os elementos coletados nas etapas anteriores (os quais fornecerão insumo para tomada de decisão), podendo ser traçado ou não – de acordo com a vontade dos clientes – planos de ação pela consultoria com possíveis práticas que possibilitem o aperfeiçoamento do que foi apontado como pontos de melhoria.

Esse modelo pode ser inteiramente replicável pelo sócio e/ou responsável pela sua empresa! Entretanto, caso queira contar com nosso know-how para a aplicabilidade dessa gestão em seu negócio, entre em contato conosco!

E se você quiser saber mais sobre como explorar esse tema, pode ler os seguintes artigos:

Você REALMENTE sabe utilizar o MVV? Para visualizar a importância e aplicabilidade da missão, visão e valores na sua empresa.

Planejamento Estratégico: entenda como conquistar o voto do cliente! Para entender a necessidade do planejamento estratégico no cenário competitivo.

Nesse contexto a AD&M já executou mais de 600 projetos de consultoria em gestão empresarial e oferece suporte em diversas áreas, solucionando dores de recrutamento e seleção à reconhecimento e incentivo.

E aí? Agende um horário para pensarmos juntos no futuro da sua empresa! O diagnóstico é grátis.

imagem-final-post-mb Gestão por competências: Como preencher os Gaps de sua empresa

Texto escrito por: Thiago Zottmann

Categorias
Finanças

6 motivos para começar a utilizar VBA na sua empresa HOJE.

Neste artigo, serão apontados alguns benefícios gerados pela implementação do Excel e do VBA nas empresas, que pode vir a solucionar muitos empecilhos de gestão de conhecimento e sobrecarga, facilitando, portanto, o trabalho do gestor e aumentando a produtividade dos funcionários. Ao final, será disponibilizado uma ferramenta para exemplificar esse tópico.

Você com certeza já ouviu falar e, provavelmente, já utilizou o Excel, já que ele é o programa mais utilizado do pacote Office, que consiste em um excelente editor de planilhas eletrônicas, que proporciona ao usuário ferramentas para a criação, gestão e customização de informações que serviram para facilitar, auxiliar ou embasar sua atividade profissional, ou até mesmo pessoal. Porém, talvez você não conheça todo o potencial que a ferramenta tem a oferecer.

O software da Microsoft teve seu desenvolvimento iniciado em 1985, o objetivo era desbancar o até então líder de mercado Lotus 123. Em 1987 ele foi oficialmente lançado e rapidamente atingiu seu objetivo e tornou-se a principal escolha dentre os editores de planilhas, superando a Lotus.  Desde então, o Excel tem mantido o posto de maior software de planilhas eletrônicas e similares.

A maior revolução proporcionada pelo Excel foi no lançamento de sua versão 5.0 em 1993, que, além de proporcionar aos usuários uma experiência de edição online, ou seja, mais de uma pessoa seria capaz de utilizar o programa ao mesmo tempo, incluiu, uma linguagem de programação interna ao software.

Ao utilizá-la os usuários têm domínio da customização do programa de uma forma extremamente mais livre, em que a pessoa tem a possibilidade de customizar e automatizar diversas atividades que, previamente, não eram adaptáveis às necessidades deste usuário.

Essa linguagem chama-se VBA (Virtual Basic for Applications) e possuí uma gama muito extensa de possibilidades de criação, assim como diversas outras linguagens de programação, como JavaScript ou C++. Entretanto, o VBA é simplificado e muito mais intuitivo que essas outras linguagens, pois a ferramenta foi desenvolvida, inicialmente, para aplicação apenas interna ao Excel e, portanto, a maioria de suas funções estão diretamente ligadas ao editor de planilhas normal. Com o passar do tempo, porém a ferramenta evoluiu e passou a adotar novas aplicabilidades externas ao Excel,  o que ofereceu ainda mais oportunidades de criação e automatização de atividades, otimizando o tempo produtivo das empresas.

Para exemplificar o uso de VBA, baixe a ferramenta abaixo para melhor internalizar os conceitos desse artigo.

baixe-a-ferramenta 6 motivos para começar a utilizar VBA na sua empresa HOJE.

1. Compilar processos longos e complexos, que podem chegar a durar horas ou dias, tornando-os otimizados para serem realizados em minutos. Processos como preenchimento de dados, atualização de planilhas, ou cálculos complexos podem ser completamente automatizados, aumentando assim a capacidade produtiva da empresa.

2. Criar vínculo entre o Excel e programas e atividades externas, como enviar e-mails, buscar informações externas, interligar com outros arquivos e programas, como o Word. Muitos clientes enviam e-mail e mensagens periódicas à seus clientes, dependendo de diversos fatores como, fidelidade, aniversário, época do ano, gostos e preferências do cliente. Com o auxílio do VBA, o gestor pode simplesmente decidir os critérios e programar o Excel para identificar os clientes mais qualificados a receber o envio dessas informações.

Caso deseje-se enviar e-mails para seus clientes em determinadas datas, como feriados, aniversários etc, o VBA possibilita a automatização desse processo, de forma a não demandar tempo dos gestores para o desempenho dessa atividade

3. Mitigar o risco da ocorrência de erros humanos, por meio da automatização das atividades, previamente realizadas de forma manual. O Excel, apesar de possuir uma enorme quantidade de fórmulas, não é capaz de suprir todas as necessidades das corporações, portanto, algumas fórmulas e cálculos são feitos manualmente pelos funcionários. Porém, ao utilizar o VBA, o usuário tem a possibilidade de criar a própria fórmula, evitando dessa forma, erros de escrita, lógica ou aplicação durante o desempenho de suas atividades.

Um exemplo é, ao preencher o pedido de um cliente, o funcionário poderia ter de repetir esse processo em uma planilha diferente para facilitar o controle interno. Ao utilizar o VBA esse processo pode ser feito de maneira automatizada evitando o retrabalho e que ocorrem erros em um dos processos, que possam comprometer as informações dos mesmos.

4. Simplificação de atividades, que possibilitam que, mesmo pessoas sem nenhuma experiência com Excel, consigam utilizar suas funcionalidades, sem a necessidade de aprender a utilizar a ferramenta. O VBA não facilita somente a vida dos programadores, ele também é de grande utilidade para os leigos, visto que, ao desenvolver um atalho ou automatização, o criador pode alocar um botão ou comandos que farão com que pessoas que não possuam domínio possam realizar atividades de grande complexidade pelo simples clique do botão, como: controle de estoque, cadastro de clientes, etc, como rapidamente exemplificado na ferramenta disponibilizada.

5. Possibilitar a personalização de layouts por meio do userform, que propicia a geração de formulários, cadastros e planilhas mais visuais e intuitivas facilitando, portanto, o treinamento de novos funcionários, clientes e gestores a desempenharem suas funções.

Muitas empresas, por exemplo, não cadastram seus clientes por dificuldade de organização e gestão desse cadastro. Ao utilizar a linguagem intrínseca ao Excel, entretanto, esse administrador tem a possibilidade de construir uma ferramenta que torne mais fácil e visual tanto a realização do cadastro como a gestão do mesmo, utilizando userforms, podendo customizar o cadastro, colocar senha em banco de dados e vários outros processos relacionados ao preenchimento de formulários e informações.

6. Personalização e incentivo à criatividade, visto que, por se tratar de uma linguagem de programação, diferentemente das fórmulas e funcionalidades pré-definidas do Excel, o VBA permite a criação de padrões, como fórmulas, formatação, atalhos dentre outros conforme a necessidade do usuário. Como foi dito, ao utilizar o VBA, o gestor tem uma liberdade criativa infinita para otimizar os mais diversos processos.

Por exemplo, o VBA permite que ao criar formulários, sejam inseridas imagens ao mesmo e, caso deseje incluir a logo da empresa, ou imagens explicativas, para auxiliar alguém que não possui contato com a ferramenta a utilizá-la. Seus usos são inúmeros e parte do usuário compreender até onde esse software é capaz de facilitar suas atividades.

Além de auxiliar nas atividades profissionais, o domínio do Excel e VBA também configura uma oportunidade para que o funcionário suba no plano de carreira. Segundo Anderson Peteck, Diretor de Operações da unidade Microlins de São José do Rio Preto, ter um certificado MOS em Excel avançado aumenta em 58% de obter uma promoção. Dessa forma, entender e dominar essas ferramentas proporcionará benefícios tanto para a empresa e seus resultados, quanto para os funcionários, o que poderá ser utilizado de estímulo para o aprendizado ativo a depender dos objetivos da organização.  Além disso, os dados demonstrados no mercado comprovam a real utilidade que o domínio de todo o potencial dessa ferramenta tem para o contexto atual das empresas.

E se você quiser saber mais sobre como explorar esse tema, pode ler os seguintes artigos:

Confira esses indicadores de saúde financeira: Para visualizar indicadores úteis que podem ser automatizados.

Potencialize sua empresa gerenciando a Cadeia de Suprimentos: Para entender como automatizar o fluxo de informações à respeito dos suprimentos pode ser um diferencial.

Nesse contexto a AD&M já executou mais de 600 projetos de consultoria em gestão empresarial e oferece suporte em diversas áreas, solucionando dores de análise de dados à gestão de pessoas.

E aí? Agende um horário para pensarmos juntos no futuro da sua empresa!

imagem-final-post-mb 6 motivos para começar a utilizar VBA na sua empresa HOJE.

Artigo escrito e ferramenta criada por: Bernardo Rocha.

Consultor de Projetos – AD&M Consultoria Empresarial