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5 benefícios de uma excelente Gestão Visual

O que é Gestão Visual?

 

Gestão Visual  ou Gerenciamento Visual, como também pode ser chamado, consiste no gerenciamento e planejamento de atividades e ações, por meio de ferramentas visuais.

 

Tem com o objetivo trazer mais entendimento e compreendimento com relação à situação atual de determinada execução de tarefas.

 

Além disso, a Gestão Visual se caracteriza por buscar cada vez mais desenvolvimento e evolução da organização, através de uma comunicação simples e efetiva sobre o desempenho e o andamento das atividades de uma empresa.

 

Para um maior entendimento e contextualização melhor sobre esse tema, apresento algumas definições que alguns autores formularam sobre Gestão Visual:

 

“Defini-se gestão visual como a colocação à vista de todas as ferramentas, peças, atividades e indicadores de performance do sistema de produção, de modo que a situação do processo possa ser entendida num piscar de olhos por todos os envolvidos.” (Marchwinski, Shook & Schroeder, 2008)

Gestão visual é uma forma de comunicação, estando próxima de quem necessita da informação, de maneira precisa e acessível a todos, facilitando o dia-a-dia, promovendo a eficiência e tornando o local de trabalho um ambiente familiar.” (Greif, 1991)

 

Sendo assim, conclui-se que Gestão Visual é um meio de comunicação para se entender a situação de algum processo ou atividade de determinada organização.

 

Qual a sua importância?

 

Obter uma gestão visual eficiente é de extrema importância para o desenvolvimento e desempenho das organizações.

 

A partir de uma construção e do avanço do gerenciamento visual, as organizações como um todo irão operar e executar suas funções e tarefas de maneira efetiva e eficiente.

 

Além disso, obtendo uma gestão visual, os organizações terão uma transparência efetiva e que gere resultados expressivos para as empresas, além de analisar como os colaboradores gostariam que fosse verificar e monitorados o desempenho das suas tarefas.

 

Um exemplo para coletar esse tipo de informação seria questionar seus colaboradores:

 

você ficaria mais interessado ver seu desempenho no trabalho com uma imagem, um gráfico sobre sua evolução de resultados ou por meio de um relatório descritivo?

 

Com uma gestão visual e com a percepção sobre como os colaboradores das empresa gostariam de verificar e mensurar os resultados e desempenhos, o clima interno se torna muito mais harmônico para o desenvolvimento das organizações como um todo.

 

Origem da Gestão Visual

 

O gerenciamento visual tem origem na filosofia lean (ou Sistema Toyota de Produção), a qual possui como princípio a redução de tempo, a otimização de custos e desperdícios por meio da melhoria de todos os processos das organizações.

 

Essa filosofia foi desenvolvida pela Toyota, por volta dos anos 1950 e apresenta como prioridade o desempenho das tarefas com otimização e agregação de valor ao consumidor final.

 

Trazendo para uma perspectiva micro, a filosofia lean possui 5 princípios fundamentais:

 

  1. Valor: eliminação de operações desnecessárias e priorização das operações que agregam valor ao cliente.
  2. Fluxo de valor: criação da melhor sequência das ações para a geração de valor, sendo desde a origem (matéria-prima) até o consumidor final.
  3. Fluxo Contínuo: o sequenciamento das etapas deve ser realizado de forma contínua, sem interrupções.
  4. Produção Puxada: método de controle em que as atividades iniciais avisam as posteriores as necessidades exigidas, ou seja, a operação se inicia com a demanda do cliente.
  5. Perfeição: momento em que o valor é avaliado. Caso não esteja dentro dos critérios, é reiniciado todo a operação, para que se atinge a perfeição por processos mais eficazes.

 

Além disso, podemos verificar que essa filosofia apresenta uma lógica de geração de valor evolutiva, ou seja, se inicia com o desenvolvimento da perspectiva e visão do que é valor para o cliente (1º princípio) avançando para a construção de fato de estratégias e tarefas para a geração de valor (2º e 3º princípios).

 

Por fim se finaliza por meio do controle de qualidade e perfeição (4º e 5º princípios), oferecendo valor agregado ao resultado.  

 

A partir dos princípios apresentados, é possível perceber que a Gestão Visual não aborda somente a visualização de como está o desempenho e execução das ações, mas também como a produção das tarefas podem ser feitas de modo rápido e eficiente.

 

Quais critérios devo seguir?

 

Como podemos verificar no conteúdo acima, que gerenciamento visual tem como principal importância a transparência e comunicação.

 

Ademais, para a execução desse tipo de gerenciamento é necessário que o mesmo apresente algumas características dentre elas:

  1.  linguagem clara e coerente;
  2. consistência com os dados expostos;
  3. visível e compreensível;

Esses critérios podem parecer fáceis e óbvios de serem realizados.

 

Entretanto, de acordo com o objetivo e situação, pode ser complexo apresentados tarefas e resultados com uma excelente e efetiva gestão visual.

 

Por isso, apresento algumas situações em que se é efetivo utiliza o gerenciamento visual:

 

Exemplos de situações para se utilizar a GV

  1. Desempenho deficitário: durante o desenvolvimento e crescimento da empresa, os líderes podem acabar não mensurando seus resultados internos e externos. Essa carência de mensuração acaba gerando falta de conhecimento da organização dentro do mercado, a qual está inserido. Esse ponto é de extrema importância, vez que, em casos extremos, pode gerar consequências negativas como por exemplo ausência de confiança entre colaboradores. De acordo com uma pesquisa realizada pela American Psychological Association (Associação de Psicologia dos Estados Unidos), um quarto dos trabalhadores afirmam não confiar nos seus colaboradores
  2. Acompanhamento de objetivos e metas:  o planejamento estratégico de objetivos e metas das organizações disponibilizam com que a empresa possa traçar os caminhos atuais para o atingimento de metas futuras. Para verificar como está o andamento do trabalho é necessário que se acompanhe e monitore o andamento das atividades para analisar em que posição do mercado as organizações estão.

 

Ferramentas de utilização de Gestão Visual

 

Com base em todo o conteúdo apresentado acima, apresento algumas ferramentas que podem ser usadas para a construção do gerenciamento visual:

 

Trello:

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O trello é uma ferramenta que pode ser utilizada para diversas necessidades, para ela tem como principal foco o gerenciamento.

 

A plataforma permite que o indivíduo construa pastas e “cartões” com o objetivo de dividir funções, etapas e atividades na ordem e maneira que mais se adeque ao modelo da empresa ou ao intuito das atividades.

 

Dashboard:

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A utilização de dashboard tem se tornado cada vez mais expressiva para a apresentação de resultados.

 

Para a utilização e criação de dashboard é necessário que haja uma combinação de dados com a plataforma Excel.

 

Uma das vantagens dos dashboards é que os mesmos podem ser alterados e adaptados para a forma que o gestão deseja apresentar os dados e resultados.

 

É bastante utilizado para empresas que desejam e buscam implementar uma gestão à vista efetiva para a organização.

 

5 benefícios de uma excelente Gestão Visual

 

Por fim, uma gestão visual pode trazer diversos benefícios para as organizações.

 

Com isso, exponho 5 benefícios que uma Gestão Visual pode trazer para empresas quando estabelecidas de forma correta e eficiente.

 

  1. Clareza das informações perante todos da organização: As informações gerais das organizações devem ser niveladas e comunicadas de maneira que todos os colaboradores podem obter um entendimento rápido e eficiente. Com esse gerenciamento, as informações são apresentadas a todos de forma rápido e eficaz.
  2. Comunicação interna efetiva: Esse benefício está bastante relacionado com o primeiro, citado acima, uma vez que, tendo clareza das informações a comunicação interna se torna de fácil produção e de maior entendimento.  Além disso, evita ruídos no ambiente interno das organizações 
  3. Desenvolvimento de um novo aspecto na cultura interna: Nas organizações, a cultura é um dos pilares para a construção de toda a identidade das empresas. Com a gestão visual, se dá início ao hábito de divulgar e incentivar todos a se posicionarem para o divulgamento e planejamento das informações expostas para todos, com o objetivo de atingir resultados, como por exemplo: quantidade de vendas no final do mês. 
  4. Aumento no desempenho da capacidade produtiva: Nesse tipo de gestão, os resultados são expressados de forma objetiva e clara. Através desse gerenciamento, os colaboradores realizam funções em pouco tempo e da maneira estabelecida, uma vez que há uma clareza nas informações. Obtendo informações de forma rápida e lúdica, os processos internos e externos das organizações ficam de fácil compreensão, melhorando na efetividade da produção.
  5. Tomada de decisões mais ágeis e eficazes: Utilizando a Gestão Visual, o acesso as informações se torna mais fácil e prático, além de obter grande transparência com relação a disponibilidade dos dados. Obtendo informações atualizadas e em quantidade adequada, o processo de tomada de decisão se transforma em algo simples e rápido de ser solucionado e decidido.

 

Assim como a Gestão Visual traz diversos benefícios internos e externos as organizações, existem outras estratégias e metodologias eficientes para deixar sua empresa cada vez mais transparente e comunicativa.

 

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4 ferramentas para aumentar a produtividade do seu time.

Produtividade é a capacidade de produzir e consequentemente, gerar resultados.

 

E numa realidade altamente competitiva, com prazos, números esperados e qualidades exigidas, e ao mesmo tempo, um grande número de distratores tão acessíveis, nem sempre fica fácil aumentar a produtividade da equipe, ou até mesmo a nossa própria produtividade à 100%.

 

Aliás, quem nunca quis ou quer melhorar ainda mais a sua produtividade?

 

Mesmo que a empresa vá bem, sempre há aquela possibilidade de aperfeiçoar um pouco mais essa área.

 

Agora, se uma empresa anda mal, o aumento da produtividade é um caminho (senão o único caminho) valioso para um primeiro passo numa mudança de realidade.

 

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Os problemas para aumentar a produtividade são encontrados praticamente em todas as organizações, e isto independe de cultura, localização, e tipo de mercado em que a empresa está inserida.

 

Como a demanda por melhoria de produtividade é quase que universal, diversas empresas de tecnologias desenvolveram soluções para esse objetivo.

 

De fato, todos as ferramentas atuais de produtividade são digitais. A era do papel está encontrando o seu fim e esse cenário não parece ter nenhuma expectativa de mudanças.

 

E já é certo que a revolução dos meios digitais veio para ficar. Ela está presente em todos os lugares.

 

Uma organização que não usa a tecnologia a seu favor, está vulnerável, e pode ficar para trás num cenário altamente competitivo, que é o próprio mercado.

 

Foi pensando nisso que a AD&M Consultoria Empresarial decidiu listar quatro ferramentas gratuitas de produtividade que podem alavancar a produtividade do seu ambiente de trabalho. Todas as ferramentas aqui listadas são de fácil manuseio e podem (e devem) ser usadas agora mesmo. 

 

1 –  Google Drive

 

  Informação é poder. Quem nunca escutou essa frase? E no caso de empresas, as informações precisam circular de forma rápida, precisa e segura entre os colaboradores.

 

É nesse momento em que o as ferramentas do Google entram em ação. Com o Google, você pode usar o “drive”, que é a pasta de compartilhamento de documentos, a “agenda”, que compila o horário de todos os colaboradores numa só agenda principal e muitos outros instrumentos, tais como: as planilhas, os documentos, as apresentações, o Google Hangouts e os formulários.

 

Ou seja, uma ferramenta completa e prontinha, esperando por você e seu time! 

 

2 –  Trello

 

Há quem diga que o Trello é o “Whatsapp dos negócios”.

 

Talvez essa ideia se deve ao fato dessa ferramenta ser tão dinâmica quanto uma conversa entre amigos no Whatsapp.

 

Mas restringir a toda a genialidade dessa ferramenta na palavra “dinâmica” seria um grande erro.

 

Com o Trello, você pode coordenar projetos, pessoas, tarefas e prazos de trabalhos.

 

Além disso, o Trello possui um layout totalmente acessível e de fácil entendimento.

 

3 –   Slack

 

  O Slack é uma plataforma digital que já está disponível tanto para IOS quanto ANDROID.

 

Nesse sistema, semelhante à uma rede social corporativa, é possível compartilhar documentos, mídias e trabalhos.

 

É uma síntese do Google Drive, Trello e Evernote.

 

4 –    Evernote

 

  O Evernote lembra aquele caderninho tão organizado que você usava quando era mais jovem.

 

Porém, se você não teve a chance de ter esse caderno antes, agora seria um ótimo momento para descobrir essa incrível ferramenta.

 

De fato, o Evernote é uma ferramenta que mistura agenda com documentos, imagens, anotações e informações.

 

Assim como todos as outras ferramentas listadas acima, o Evernote é compatível com os sistemas operacionais mais utilizados.

 

 Retornamos à primeira frase deste artigo que diz: “Produtividade é a capacidade de produzir e consequentemente, gerar resultados”.

 

Porém, já com a utilização dessa ferramenta por você e seu time, podemos reformular dizendo: “Produtividade é a capacidade de produzir mais, gastando menos e consequentemente, gerar melhores resultados.”

 

Ficou alguma dúvida sobre essas 4 ferramentas para aumentar a produtividade do seu time? Fale conosco!