7 dicas para você ser mais produtivo no trabalho

A produtividade pode ser uma batalha para muitas pessoas e para muitas equipes. A questão é: como evitar ter aquela sensação de não ter feito todas as coisas que precisam ser concluídas? A resposta varia para cada indivíduo, mas selecionamos abaixo 7 dicas que com certeza podem ajudar você ou sua equipe a alcançar uma produtividade maior.

 

1 – Planeje suas tarefas:

É muito importante que as tarefas sejam organizadas e destrinchadas, considerando as atividades a serem feitas e os compromissos essenciais. Dessa maneira, você será capaz de definir quais são as atividades que vão demandar mais esforços e consequentemente mais tempo, conseguindo priorizar tudo aquilo que deve ser realizado.

Com isso, você deve definir quais atividades farão parte do seu dia e quais os prazos para cada entrega, sempre se atentando ao que pode ser feito para potencializar os resultados de seus esforços.

2 – Otimize a sua lista de tarefas:

Após definir as suas principais atividades e os seus principais compromissos, organize tudo isso em uma plataforma física ou virtual, ou seja, agendas, anotações, papéis ou aplicativos que facilitem a visualização das atividades. Como agendas, bloco de notas, calendários, notas autoadesivas ou então aplicativos.

É muito importante que você possa enxergar tudo o que fez durante o dia ou que ainda fará, para comemorar as “pequenas vitórias” e se motivar para as atividades que restam.

3 – Crie metas possíveis:

Já criou uma meta e não conseguiu atingir a tempo? Ou então planejou um tempo para uma atividade e para cumpri-la gastou muito mais? Isso é muito comum.

Para evitar isso, é necessário que você e sua equipe sejam sinceros e não subestimem a tarefa a ser desempenhada. Analise todos os recursos necessários e o tempo para estudo, observe os processos dessa atividade e dessa forma, crie metas possíveis e atingíveis para a realização da tarefa. Realizando esse passo a passo você estará mais preparado para desempenhar a atividade e evitará frustrações.

Como observado, essa dica está muito relacionada com a primeira, na qual se destaca a importância do planejamento para o desempenho efetivo das atividades, com isso é reforçado que você observe a tarefa e aja de maneira que seja capaz de concluí-la da melhor maneira possível, dentro dos prazos estipulados.

4 – Controle o seu tempo:

O tempo é um recurso muito precioso, sendo assim é importante avaliar como investí-lo de maneira eficiente.. Controlar o tempo não significa apenas que você vai dividir o seu dia em atividades, significa também que você está estipulando metas para a execução de cada tarefa e que a execução de cada tarefa será essencial para a execução da próxima e assim sucessivamente, garantindo no final do dia que a sensação questionada acima não se repita e que você ou sua equipe alcançaram ou ultrapassaram todas as atividades necessárias para entregar resultados individuais e coletivos, para empresa ou para outro fim.

Uma dica para isso é a utilização de despertadores que apitam quando o tempo se esgota, à primeira vista pode parecer uma medida muito drástica ou até mesmo incômoda, mas a mensuração do tempo é essencial para que todas as atividades e compromissos sejam cumpridos com êxito. Ninguém gosta de investir uma grande quantidade de tempo em uma tarefa ou em uma reunião e ao final do prazo ver que não houve nenhuma mudança ou avanço, não é mesmo?

Um método muito conhecido para o gerenciamento de tempo é o método POMODORO, onde você marca meia hora, salvo exceções, para a realização de uma tarefa importante e nesse tempo você ou sua equipe devem focar todos os esforços e atenção somente para aquela tarefa. Ao término do tempo, você deve fazer um intervalo de cerca de 5 a 10 minutos distante do seu posto de trabalho, realizando pequenas pausas estratégicas e sem se dedicar a outras tarefas que demandem muito esforço mental, ou seja, o objetivo das pausas são descansos mentais.

Uma outra técnica interessante é a regra dos 10 minutos, se uma atividade é muito simples e demanda menos de 10 minutos para ser executada, faça no momento que recebê-la ou o mais rápido possível, dessa forma, você será capaz de cumprir um número maior de tarefas e evitar o acúmulo de afazeres.

5 – Organize intervalos:

Muitas vezes o foco na atividade impede que os executores descansem ou tirem pausas, isso não é indicado. É claro que o foco no resultado é essencial para o sucesso da entrega. Todavia, muitas horas de dedicação seguidas para uma atividade pode levar um profissional ao esgotamento físico e/ou mental, que pode impedir a conclusão de atividades importantes com a qualidade necessária ou no tempo necessário e além disso, pode interferir na execução de outras tarefas e gerar cansaço para o seguimento da rotina de trabalho.

Com isso, é importante realizar pausas e ter momentos de descanso, que por sua vez podem auxiliar o indivíduo na realização eficiente das atividades atuais e posteriores. As pausas referem-se a intervalos, ou seja, momentos curtos onde você pode ir ao banheiro, comer algo ou realizar alguma outra tarefa de interesse. Os descansos referem-se a momentos longos de pausa, essenciais para o sono e a absorção dos conhecimentos gerados durante o dia, que podem auxiliar na motivação e na disposição para o dia seguinte.

6 – Fique atento à distrações:

Esse é um ponto muito importante! Muitas vezes percebemos que a qualidade do trabalho e do foco é influenciada pela grande quantidade de distrações que enfrentamos no dia a dia. Facebook, WhatsApp, E-mail, Instagram, Telefone, conversas e diversas outras distrações ceifam constantemente o foco na tarefa a ser executada. É importante então a consciência sobre o atingimentos de prazos estipulados e qualidade esperadas. Esse é um fator muito individual, cabe então a reflexão sobre as atividades e como elas vão impactar em algum outro resultado ou indicador pessoal ou organizacional.

Estar consciente sobre a importância da entrega é relativamente simples, entretanto, atuar efetivamente para a realização da tarefa é um objetivo que pode demandar um pouco mais de atenção.

Procure fugir das distrações do dia a dia e se programe para isso, use seus intervalos para checar as redes sociais e se distrair, ou seja, crie e planeje um momento para cada coisa, priorizando sempre o seu trabalho, sem deixar de lado seus momentos de distração e descanso.

7 – Observe seus resultados:

Essa é a última dica e uma das mais importantes. Observar os resultados é essencial para você verificar se as dicas anteriores estão sendo aplicadas eficientemente, além disso, verificar se seus prazos estão sendo atingidos e sua qualidade alta possibilita mensurar em quais os contextos você e sua equipe é mais produtiva, permitindo assim uma replicação de comportamentos. Você e sua equipe são mais produtivos pela manhã, tarde ou noite? Você e sua equipe produzem mais em um ambiente tranquilo ou agitado? Você produz mais sozinho ou em grupo?

É muito necessário conhecer esses dados, pois assim, você poderá criar rotinas de trabalho e otimizar sempre o seu dia, aumentando a sua produtividade e realizando a suas atividades da maneira mais eficiente possível, evitando assim desperdício de tempo e desgaste pessoal.

 

 

Como vimos, ser produtivo pode ser um grande desafio, mas como qualquer outro desafio é possível vencê-lo. Se atente às nossas dicas e crie os seus padrões de trabalho, eles te ajudarão a ser um profissional cada vez mais organizado e capaz de entregar tudo o que se propõe, mesmo que um resultado individual ou uma tarefa para uma empresa.

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Criado por: Evandro Garcia

Líder de Projetos – AD&M Consultoria Empresarial

Referências: Endeavor Brasil, Fundação Universia e Revista PEGN

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