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Ciclo PDCA: Um guia prático com tudo que você precisa

Para que não haja mais dúvidas do que é o PDCA e como implementá-lo, preparamos esse material exclusivo para você. Confira tudo que você irá encontrar nele:

O que é o PDCA?


As empresas estão sempre buscando otimizar seus processos e consequentemente melhorar seus resultados. Entretanto, há momentos em que as pessoas parecem estar presas a certas formas de executar as tarefas, sem parar para pensar se essa forma está adequada à situação e se a atividade está sendo eficaz.


Para gerar essa melhora é necessário se usar alguma forma que busque o desenvolvimento da empresa com o tempo e sua adequação às necessidades. Um bom método de implementar isso nos processos é usar o Ciclo PDCA.

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O Ciclo PDCA se constitui em quatro etapas, começando com Planejar (Plan), passando para Fazer (Do), então Checar (Check) e por fim Agir (Act). Após a última etapa, se inicia um novo ciclo pelo planejamento novamente.


O intuito principal dessa metodologia é que sejam feitas as coisas da forma planejada, para que depois sejam avaliadas e alteradas, para então melhorar os resultados. A utilização do ciclo é indispensável para empresas que estão imersas em ambientes competitivos e precisam sempre estar inovando e se desenvolvendo.


Planejar


O planejamento é uma etapa importantíssima para o ciclo, pois é durante ele que primeiramente será avaliado qual será o problema atingido pela ação da empresa. Essa análise inicial é essencial para que não sejam desperdiçados esforços tentando desenvolver algo que não irá gerar um retorno futuro, além de economizar dinheiro.


Devem ser definidas as metas e os objetivos que a equipe deverá cumprir durante o ciclo. Essa meta deve servir como um norteador para motivar a equipe e se aconselha a utilizar a metodologia SMART.


SMART vem das iniciais em inglês dos princípios que devem ser seguidos ao se propor uma meta:


Específica (Specific):


A meta deve atacar um problema ou objetivo específico. Isso pois se o objetivo não for específico, como “aumentar o faturamento” fica muito amplo e portanto difícil de definir o que se espera. Portanto, as metas devem ser mais claras, evitando ambiguidade.


Mensurável (Measurable):


A meta estabelecida deve ser um valor que possa ser depois avaliada objetivamente, para saber se foi alcançada ou não.


Atingível (Attainable):


A meta deve ser um valor que possa ser alcançado pela equipe, pois se for algo muito difícil, ou talvez inalcançável, pode gerar um receio da equipe e desistência, pois em pouco tempo já saberão que não irão alcançar, causando desmotivação.


Relevante (Realistc):


Os objetivos definidos devem possuir uma relevância para a organização, pois não faz sentido que ele atinja um fator que não está alinhado aos objetivos estratégicos da empresa, ou não estejam condizentes com o momento que a empresa esteja passando.


Temporal (Time based):


Os objetivos também devem possuir um horizonte de tempo determinado, que no caso do ciclo PDCA será a duração do ciclo. Isso é importante para haver uma periodicidade nas mudanças.


Durante o planejamento também será estabelecido como ocorrerá o processo para resolver o problema que foi priorizado, para que cada integrante da equipe saiba o que deve ser feito e não haja um retrabalho, ou ociosidade. Isso ocorre ao se definir um método para alcançar as metas.


Fazer


Para esta etapa, todas as pessoas devem estar a par do processo e das atribuições de cada um, para que ele seja efetivo. Caso necessário, os funcionários devem receber treinamento a respeito de suas atividades. Essa etapa deve ser direcionada para o cumprimento das metas, além de serem coletados dados de desempenho e indicadores para serem analisados futuramente.


Nesta etapa será executado o processo assim como ele foi definido na etapa de planejar. É importante seguir o plano, pois caso hajam desvios há a possibilidade de a empresa não alcançar o que foi proposto anteriormente e assim causar consequências ruins.


Checar


Durante esta fase do processo, devem ser mensurados e analisados os processos executados na etapa Fazer. Ela tem como objetivo verificar os resultados e então definir se ele foi satisfatório ou não, se cumpriu suas metas ou não.


O recomendado é que existam ferramentas estatísticas para ser feita essa checagem, pois com elas a equipe poderá saber objetivamente em quais pontos o processo teve falhas e quais pontos apresentaram as melhorias mais expressivas, pois isso irá auxiliar muito durante a próxima etapa do PDCA.


Agir


Na etapa de agir, devem ser utilizados os resultados mensurados na etapa de checar, para se observar mais a fundo os pontos de falha e os pontos de melhoria.


As falhas devem ser investigadas, para se entender quais foram os fatores responsáveis, para assim tentar corrigir os erros ocorridos. Essa correção deve ser rápida e servirá como importante insumo durante o planejamento do próximo ciclo.


Já se não foram verificados erros e todas as metas e objetivos do ciclo foram batidos, o plano utilizado no ciclo deve ser utilizado como um processo estabilizado, pois já houve sua validação prática.


Influência do PDCA em metodologias ágeis


O PDCA, por ser um ciclo de planejamento, teste e melhoria serviu como base para diversas metodologias ágeis de gestão, por isso se encaixa muito em equipes de projetos de desenvolvimento de produtos e serviços que precisam sempre estar mudando seus processos para alcançarem melhorias, de forma rápida.


Scrum


O Scrum por exemplo, assim como o PDCA se constitui em ciclos rápidos, sendo estes chamados de Sprints, que irão atacar uma necessidade que será atacada de acordo com o planejamento feito no início do ciclo, para serem testadas por meio de MVP’s (Mínimo produto viável).

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Em seu início, também possui metas estabelecidas, de acordo com as necessidades e requisitos estabelecidos para o produto. No final da sprint, os resultados serão checados, para se descobrir a efetividades do ciclo. Após a checagem, são observadas as falhas e possíveis melhorias para se criar o planejamento do próximo ciclo.


Design Sprint


Outra metodologia ágil que usa princípios do PDCA é o Design Sprint do Google, que se constitui em um ciclo de cinco dias (segunda a sexta) para gerar ideias e testá-las. Cada dia possui suas atividades, sendo muitas delas semelhantes às etapas do PDCA. Essa metodologia por buscar fazer testes rápidos e efetivos, possui grande parte de seu tempo dedicado ao planejamento.


Na segunda-feira será definido o problema e o objetivo do ciclo, como se fosse a primeira etapa do PDCA. Na terça são feitos esboços de como será a resolução do problema e na quarta-feira serão colocadas essas soluções propostas no dia anterior para se criar como será o processo. Portanto esses três dias iniciais ocorrem como uma grande etapa de planejamento do PDCA.


Na quinta-feira, de acordo com as metas e o projeto desenvolvidos até então, a equipe então irá começar a criar um protótipo tentando atender às necessidades do ciclo. Esse desenvolvimento do protótipo ocorre como a etapa de fazer do PDCA, pois será o período de execução.

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Na sexta então será feito a checagem, pois os protótipos serão testados e serão colhidos os resultados do ciclo, para que se avaliem como satisfatórios ou não satisfatórios, de acordo com os objetivos propostos. Nesse dia também é feita uma avaliação dos pontos a serem alterados para o próximo ciclo.


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