Principais erros cometidos ao criar um mapeamento de processos

Se você sabe que o mapeamento de processos é fundamental para que a sua empresa tenha bons resultados, esse post foi feito para você! 

O mapeamento é fundamental para que o gerenciamento do negócio ocorra da forma mais assertiva, tornando a empresa mais competitiva e forte no mercado. No entanto, nem todos os mapeamentos são feitos de forma eficaz, o que acaba abalando os bons resultados que a marca pode entregar.

Então fica a pergunta: quais são os erros que devemos evitar? Veja a seguir!

O que é um mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é uma ferramenta usada para descrever visualmente o fluxo de etapas que culminam no resultado que você vai entregar ao cliente. A representação deve ser gráfica, prática, e de uma forma que otimize o planejamento para que tudo seja feito de forma otimizada.

Esse método é muito eficiente para padronizar fluxos, automatizar as etapas, transformar os processos, aprofundar mudanças e mais. O mapeamento pode ser usado em todos os departamentos da empresa, como Marketing, produção, atendimento, ou qualquer outro fluxo que precise ser organizado.

Realizar um bom mapeamento deve ser prioridade para as empresas, diante de tanta funcionalidade e benefícios da prática. Mas, por vezes, os gestores se vêem diante de desafios. Para te ajudar a lidar com a complexidade dos processos na hora do mapeamento, confira quais são os possíveis erros e como evitá-los a seguir.

Os  principais erros ao criar um mapeamento de processos

O mapeamento de processos não pode ser aplicado sem os devidos cuidados, pois a sua eficiência depende de um bom uso da ferramenta. Entendendo os possíveis erros, você também saberá o que deve melhorar e adaptar, então confira a seguir:

Não conhecer o seu processo antes de realizar mudanças

É necessário que você conheça muito bem os processos antes de mapeá-los e modificá-los, já que um mapeamento sem o registro cuidadoso perde completamente a sua capacidade de otimização dos processos. 

Por isso, consulte os funcionários, as principais equipes inseridas nessa etapa, faça entrevistas, estude os fluxos e registre todos os dados encontrados.

É preciso que você tenha a visão de todas as fases do processo, desde os insumos que ele recebe até os resultados que gera e como interfere nas outras etapas. Faça a delimitação de onde esse processo acaba para o outro começar, e também entenda antes qual o nível de detalhamento necessário para o mapeamento.

Não ter um objetivo definido

“Objetivo” é uma palavra importante no mapeamento de processos. Você precisa entender:

• Qual é o seu objetivo durante o mapeamento: aumentar a velocidade da produção, encontrar gargalos, aumentar a qualidade do resultado, aumentar as vendas, etc.
• Qual é o objetivo de cada processo mapeado: como ele contribui? Quais resultados esperar dele?

Sem entender os objetivos gerais e específicos, você não saberá o que buscar no seu mapeamento e como avaliar os resultados obtidos. Esses objetivos e metas também devem ser compartilhados com as equipes.

Não expor os novos processos com o time

Tudo deve ser muito bem explicado aos times. Não expor as etapas do mapeamento e permanecer sem uma comunicação clara é um erro grave, já que as melhorias do mapeamento não poderão ser aplicadas com eficiência sem que os envolvidos conheçam cada detalhe.

Os funcionários devem entender o motivo e o nível de urgência para as mudanças nos processos, todos os times devem incorporar as ideias trazidas com essas evoluções, e devem ser treinados e capacitados para as novas estratégias.

Quer saber como aumentar a eficiência do time para lidar com os novos projetos? Confira o nosso artigo e conheça a 5W2H.

Criar um mapeamento de processos muito complexo e não atingível

Lembre-se: nem sempre complexo é sinônimo de eficiente. Um mapa de processos deve ser feito com equilíbrio, para que não fique confuso, já que diferentes equipes serão as visualizadoras finais do registro e podem não conseguir entender tudo o que se passava na mente de quem produziu. 

Além disso, o mapeamento de processos deve poder ser consultado rapidamente, em caso de algo não ir conforme previsto e precisar ser corrigido. Para ajudar, recomendamos que você crie vários mapas e dê classificações para quem quiser consultar determinadas informações.

Não atualizar o seu mapeamento de processos

O mapeamento serve para avaliar progressos e eliminar falhas, mas os contextos mudam, surgem novas necessidades para a empresa e para os consumidores, então é sempre preciso analisar se as mudanças continuam gerando bons resultados e se os processos sofreram alterações.

Para isso, siga tendo reuniões com a sua equipe para acompanhar possíveis mudanças nos processos que precisam entrar para o mapeamento. É sempre necessário continuar com essa manutenção para que a administração seja precisa.

Esses são apenas alguns dos principais erros, então é preciso contar com uma equipe especializada e inteirada com as suas metas e dinâmicas para que a análise das falhas seja mais aprofundada. 

O mapeamento de processos vai te trazer muitas vantagens! Ele possibilita a redução de recursos, a mensuração do desempenho, evita riscos, aumenta a eficiência, garante boa qualidade ao final do fluxo, alavanca melhorias, ajuda os funcionários para que não fiquem sobrecarregados e muito mais.

Entenda os níveis de um mapeamento de processo

Para te auxiliar a superar alguns desses obstáculos, entendendo objetivos, níveis de detalhamento e como utilizar o mapeamento, vamos te apresentar as possibilidades de profundidade do mapeamento de processos. 

Conheça os níveis:

Descritivo: Traz uma visão simples e ampla do processo, possibilitando o seu entendimento.

Analítico: Analisa cada evento, etapa, passo e traz principalmente a tecnicidade dos processos de forma específica.

Executável: É mais focado nos dados, pois quer especificar tudo o que será executado, as novidades implementadas, padronizadas ou automatizadas.

Lembre-se que há vários casos em que o mapeamento de processos pode ser realizado, como diante de um novo projeto, mudanças no mercado ou nos departamentos, ou até para organizar demandas durante a produção. 

O importante é que o mapeamento te ajuda a padronizar os seus processos, levando sempre a mesma qualidade ao cliente e melhorando cada dia mais. É a ferramenta que falta para otimizar o seu planejamento estratégico! 

Conte com uma equipe especializada que te dará todo o suporte necessário para criar o seu mapeamento e implementá-lo. A AD&M está com você nessa jornada! O nosso time vai mapear os seus processos, otimizar cada detalhe e te auxiliar nas finanças, gestão, organização e mais. Fale conosco!