Metodologia OKR: Tudo que você precisa saber!

Metodologia OKR: Tudo que você precisa saber!

O OKR é uma poderosa ferramenta de gestão que tem ganhado terreno entre as empresas inovadoras nos setores da tecnologia, varejo e até mesmo organizações sem fins lucrativos. Algumas das organizações mais conhecidas do mundo que o utilizam são Google, Dropbox, Twitter e a Gates Foundation.

Esse artigo pretende ser um guia prático para entender o que são os OKRs e como aplicá-los em sua empresa. Veja o que você irá aprender aqui:

• O que são OKRs?
• Quais são os benefícios de utilizar esta metodologia?
• Implementando OKRs
• Campeões de OKR
• Erros Comuns e Como Evitá-los
• Precisa de ajuda mais direcionada?

O que são OKRs?

O termo “OKRs” significa Objectives and Key Results (Objetivos e Resultados Chave.

Os OKRs são uma ferramenta para orientar e executar a estratégia da organização. Eles acontecem através da implementação de objetivos de negócios através de indivíduos e equipes.

Em alguns aspectos, seguem a mesma lógica das metas tradicionais, baseadas no Balanced Scorecard, Hoshin Kanri, ou “Management by Objectives”, mas têm seu próprio método ágil que os tornam mais úteis para os desafios de negócios das empresas e profissionais modernos.

Um OKR é um conjunto de um Objetivo e n Resultados Chave (geralmente 3-5 Resultados Chave).

Objetivo (O): 

É o resultado que precisa ser alcançado, e deve ser escrito em termos qualitativos.

As principais características dos Objetivos:

• Realizável: Os objetivos devem ser metas que uma pessoa ou uma equipe possam executar independentemente.
• Inspirador: Devem entusiasmar os empregados e dar-lhes uma razão para ficarem motivados na segunda-feira de manhã quando vão para o trabalho.
• Tempo Limitado: Os OKRs devem ser definidos trimestralmente para que as pessoas possam fazê-los o mais rápido possível.

Resultados Chave (KR): 

Os resultados principais medem o quão distante você está de alcançar seu Objetivo. Assim, ele adiciona métricas aos Objetivos. A maneira mais fácil de definir Resultados Chave é seguir o modelo SMART.

SMART é uma metodologia que estabelece critérios para as metas que você define.

As metas SMART são:

• Específico: a KR está bem definida e é compreensível para todos?
• Mensurável: você pode medir o sucesso ou o fracasso?
• Realizável: é realisticamente possível fazer?
• Relevante: esta KR é importante para o seu objetivo?
• Temporais: estabeleci claramente quando o objetivo deve ser alcançado? Para OKRs este tempo normalmente é de 1 trimestre.

Um bom OKR deve ser construído de tal forma que, caso os Resultados Chave sejam todos alcançados, você deve se sentir confortável que o Objetivo foi alcançado. Eles devem servir como prova de que o Objetivo foi alcançado. Alternativamente, se você sentir que o seu Objetivo não foi completamente alcançado mesmo que todos os Resultados Chave tenham sido alcançados, houve um problema na elaboração dos seus Resultados Chave.

Exemplo prático de OKR

Você pode usar uma declaração muito simples para ajudar a formar um OKR:

“Nós iremos _ _ _ _ _ _, e saberemos que tivemos sucesso se pudermos _ _ _ _ _ _, _ _ _ _ _ _ _, _ _ _ _ _ _ _”.

O primeiro espaço é preenchido pelo seu Objetivo, e do segundo ao quarto são preenchidos pelos Resultados Chave.

Vamos usar um exemplo para ilustrar a nossa definição:

Como os OKRs pertencem a ciclos, se eles não têm uma data de conclusão explícita, você deve automaticamente assumir que eles devem ser concluídos antes do fim do ciclo. Os ciclos de OKRs geralmente duram 3 meses, um período no qual os OKRs são estabelecidos, monitorados e avaliados, e a partir do qual um novo ciclo começa.

De volta ao nosso exemplo. Se preenchermos as lacunas acima, teremos:

“Vamos aumentar a rentabilidade da empresa, e saberemos que fomos bem sucedidos se conseguirmos aumentar o lucro líquido da empresa para 100 milhões de dólares e atingir uma margem de lucro líquido de mais de 7%.“

Quais são os benefícios de utilizar esta metodologia?

Foco e Priorização

Os OKRs forçam as organizações (e equipes e indivíduos) a priorizar os resultados comerciais mais importantes em um determinado período (por exemplo, no próximo trimestre), e a oscilar esse foco e priorização em toda a organização.

O efeito de foco dos OKRs é bem documentado e pesquisado, especialmente através do trabalho do acadêmico americano Edwin Locke.

Alinhamento

A empresa cria os seus OKRs estratégicos alinhados com a missão e a visão. Em seguida, cria seus OKRs anuais alinhados aos seus OKRs estratégicos. Isso é alinhá-los ao longo do tempo.

Dentro do mesmo ciclo diferentes pessoas e equipes dentro da organização também alinham seus OKRs uns com os outros. Os VPs criam seus OKRs em alinhamento com os da empresa. Em seguida, os diretores criam seus OKRs em alinhamento com os dos VPs. Por fim, os esquadrões criam seus OKRs em alinhamento com os OKRs das unidades de negócio, e uns com os dos outros.

O poder do alinhamento é reforçado pelo fato de que os OKRs são públicos por padrão.

Além disso, os OKRs mostram-lhe o que está acontecendo na sua equipe e empresa. Os principais resultados permitem que você saiba o status dos Objetivos de todos. Dessa forma, quando um indicador tem um desempenho abaixo do esperado, há a possibilidade de ser proativo e agir antes que qualquer problema surja.

Motivação

Metas difíceis, mas alcançáveis, aumentam a motivação relacionada às tarefas.

Vicente Falconi, um guru da gestão brasileira, relaciona metas difíceis ao engajamento dos funcionários. Ele diz que:

“do ponto de vista das pessoas envolvidas, o valor da meta deve estar acima de sua capacidade de alcançá-la, de uma forma que elas precisam aprender e crescer no processo de trabalhar para alcançá-la”.

Vicente Falconi

Cultura

Os OKRs são uma ferramenta muito poderosa para solidificar uma cultura de execução e orientação para resultados.

Implementando OKRs

Após ter tomado a decisão de implementar os OKRs, decida quais pessoas e equipes irão utilizar este sistema na sua organização. Há muitas maneiras diferentes de começar a usá-lo. Por isso, você deve decidir qual é a melhor para a sua empresa e equipe.

Com uma Equipe Piloto

Algumas empresas optam por implementar primeiro OKRs para apenas uma equipe na empresa antes de o implementar para os demais.

Com esta abordagem, uma pequena equipe (e seu gerente) passará por um treinamento extensivo sobre como usar os OKRs. Eles experimentarão a metodologia por um ou dois trimestres e então encontrarão a melhor maneira de o sistema funcionar para as necessidades de sua empresa.

O principal benefício desta abordagem é que, quando você começar a implementar o estabelecimento de metas em toda a sua organização, você terá um número suficiente de especialistas em OKR dentro de suas equipes para responder a quaisquer perguntas.

A desvantagem desta abordagem é que levará mais tempo para que a sua organização obtenha o valor total da metodologia.

Com a gerência de alto nível

Outras empresas preferem inicialmente implementar líderes de equipe e gerentes para simplificar o processo. Você pode definir OKRs de nível de empresa e OKRs de nível de equipe primeiro, antes de lançar OKRs pessoais. O principal benefício aqui é que os gerentes e chefes de equipe estarão muito envolvidos no processo OKR. Entretanto, o lado negativo deste método é o mesmo que o método anterior: demorará mais tempo para que todos participem.

Com toda a empresa

Implementar OKRs com todos ao mesmo tempo pode parecer uma tarefa assustadora, mas em empresas com hierarquias planas, pode funcionar bem.

O processo de implementação começa com a formação de liderança, seguida da formação dos funcionários, e depois estabelece um ou mais “campeões de OKR” (falaremos mais sobre eles a frente) na sua empresa. Quando todos estão suficientemente informados, os Objetivos são definidos e todas as suas equipas começam a medir os seus Resultados Chave de uma só vez.

No entanto, nenhuma quantidade de treinamento faz esta transição perfeitamente suave. Ainda serão necessários dois ou três trimestres para que todos usem a metodologia corretamente e para que ela produza resultados. Portanto, se você está comprometido com os OKRs, você precisa testar a metodologia por pelo menos um ano.

Se você decidir começar com todos imediatamente, pode ser mais fácil começar apenas com OKRs a nível de empresa e de equipe, enquanto os indivíduos se concentram na atualização de seus planos semanais.

Campeões de OKR

Ao decidir implementar o OKR na sua empresa, você deve designar uma pessoa, que será responsável por aprender tudo o que há para aprender sobre a metodologia. Nós o chamamos de campeões de OKR.

Os Campeões de OKR são responsáveis por assegurar que todos se adaptem a nova metodologia, de educar a equipe e de garantir que ninguém fique para trás.

Dessa forma, essa pessoa vai ajudá-lo a acompanhar outros funcionários e responder às suas perguntas. Eles também serão responsáveis por garantir que outros funcionários definam seus OKRs e atualizar seus Resultados Chave regularmente.

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Erros Comuns e Como Evitá-los

Há muitas armadilhas em que, tanto os novos usuários, como os experientes do OKR podem cair. É bom rever esta lista cada vez que você definir novos OKRs para ter certeza de que você não está cometendo erros.

Ter muitos Objetivos

Você pode descobrir que no final do trimestre, você não fez muito progresso em nenhum dos seus Objetivos. Isto pode acontecer porque você dividiu sua atenção entre muitos Objetivos diferentes. Por isso, é importante que quando você estiver escrevendo seus Objetivos, você tente se limitar a não mais do que 3 Objetivos por equipe e 3 Objetivos por pessoa. Mantenha-o simples e você vai descobrir que você é realmente capaz de alcançar mais.

Escrever Planos de Projeto em vez de OKRs

Ao refletir sobre os seus OKRs, você pode perceber que a maioria dos seus KRs eram binários. Ou os completou a 100% ou não completou nada. Nestes casos, é muito provável que você não tenha seguido a metodologia apropriada, ao escrever os seus OKRs.

Para corrigir isso, pense no resultado que você quer alcançar a partir do objetivo que você estabeleceu e tente encontrar maneiras de medir esses resultados. Mas, se você precisa ter um Resultado Chave Binário, tente medi-lo por fases e marcos.

Não atualizando o progresso dos OKRs

Outro erro comum que as pessoas cometem é não atualizar regularmente o progresso dos OKRs. É importante atualizar o progresso dos seus OKRs semanalmente, caso contrário você pode chegar ao final do trimestre e perceber que você não tem ideia se você conseguiu alguma coisa. Para evitar isso, você deve implementar um ciclo ou ritual semanal para que todos na empresa tenham acesso ao progresso de seus OKRs.

Idealmente, os OKRs devem ser atualizados e discutidos em equipe uma vez por semana. As reuniões semanais também permitem que você aborde um problema com seus OKRs que possa ter ocorrido e faça um brainstorming sobre como consertá-los antes que seja tarde demais.

Todavia, se as coisas não correram perfeitamente durante o primeiro trimestre, não desista! A maioria das empresas se depara com alguns problemas e bloqueios de estrada na sua primeira vez usando OKRs.

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