- abril 4, 2022
- Posted by: redacao
- Categories: Gestão de Pessoas, Marketing
Empreendedores e gestores sabem bem o quanto é necessário visualizar cada etapa da produção para garantir a eficiência no mercado competitivo. Mas não é possível se dividir em dez para analisar todos os fluxos, e é daí que vem a importância de aproveitar a tecnologia para conseguir um mapeamento de processos mais otimizado.
Siga a leitura para conhecer ferramentas gratuitas para gerir o seu mapeamento de processos e alcançar os melhores resultados!
O que é o mapeamento de processos?
O mapeamento de processos é útil para alcançar diversos objetivos em diferentes departamentos da empresa, pois trata-se de mapear para visualizar, analisar e melhorar os fluxos estudados. Essa descrição sistemática pode ser feita através de fluxograma, mapa, ou outras formas de representações.
Com a ferramenta, você organiza tudo o que precisa ser corrigido e registra como cada processo deve ser feito para facilitar a padronização dos processos, o que proporciona resultados sempre bons. Para isso, serão necessários documentos complementares, como planilhas e descrições com informações importantes.
Como entender a necessidade do planejamento
O mapeamento de processos, como técnica de gestão, vai te ajudar a atingir diferentes objetivos no seu negócio, como solucionar gargalos, evitar falhas, otimizar e padronizar etapas, evitar erros humanos, reduzir custos desnecessários e mais – independente da empresa ser de pequeno, médio ou grande porte.
Para realizar o mapeamento, é preciso analisar muito bem os processos do negócio, definir objetivos e metas a serem atingidas (solucionar falha X, aumentar a produtividade em Y, etc.), se planejar bem e saber o que o cliente espera da sua empresa para otimizar tudo de acordo com o que o consumidor precisa.
Sem esses dados e planejamentos, é provável que você cometa erros, o que acaba reduzindo ou até eliminando a eficiência do seu mapeamento. Se ainda não sabe quais outros erros evitar na hora de criar um mapeamento de processos, confira aqui.
5 ferramentas de gestão gratuitas para auxiliar no mapeamento de processos
Para que você torne o seu mapeamento ainda mais eficiente, vamos te indicar algumas ferramentas gratuitas para implementá-lo:
- Bizagi Modeler
O Bizagi Modeler é um programa para baixar e instalar no computador. Uma ferramenta muito fácil de utilizar e traduzida para o português. Funciona com o conjunto de regras e símbolos do BPMN (Business Process Model and Notation) para padronizar o modelo dos processos e facilitar a comunicação entre equipes.
O programa permite que você desenhe fluxogramas, simule processos, e use ferramentas para verificar e validar o que foi desenhado. Depois, é só exportar o mapa criado em vários formatos como PNG, DOC e PDF.
- Business Process Improvement (BPI)
Essa ferramenta, que deve ser usada para a melhoria constante dos processos, proporciona a edição e visualização do formato BPMN, assim como a visualização do display em sites ou aplicativos.
O BPI é bastante utilizado para fazer ajustes no mapeamento, minimizar falhas e otimizar as atividades. Se quiser saber os outros formatos com os quais o BPI trabalha, é só clicar aqui.
- HEFLO! Documentação
HEFLO é uma ferramenta de mapeamento muito querida pelos profissionais, pois é bem completa. Existe a sua versão gratuita e a paga, que é integral. Na versão gratuita, já é possível desenhar os fluxogramas dos seus processos, gráficos, tabelas, textos e etc.
Essa ferramenta é totalmente em português e também utiliza o padrão BPMN para o registro. Ela funciona online, o que é vantagem para quem trabalha com nuvem e prefere deixar armazenado virtualmente, mas também pode ser exportada em vários formatos.
- PDCA
O Ciclo PDCA vai te ajudar na parte do planejamento. As letras significam:
Plan – Planejar
Do – Fazer
Check – Checar
Act – Agir
Ou seja, comece analisando a situação e os dados, forme o planejamento necessário, em seguida melhore o que precisa ser otimizado. Só não esqueça que não termina aí: é hora de permanecer checando os dados e agir diante de qualquer falha.
- Matriz BASICO
A ferramenta matriz BASICO serve para um mapeamento de processos que objetiva a priorização de soluções. Ou seja, você irá verificar quais processos devem ser analisados e melhorados com urgência.
Os critérios da matriz para escolher as prioridades são:
- Benefícios trazidos para a empresa
- Abrangência dos resultados
- Satisfação dos colaboradores
- Investimento necessário
- Cliente externo: grau de impacto
- Operacionalização: quão fácil?
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Lembre-se que o mapeamento de processos é uma ferramenta importante, necessitando de muito planejamento, organização e capacitação para ser eficiente. Conte com uma equipe especializada para te ajudar nessa implementação! A AD&M te entrega todo o suporte que você precisa para que você alcance sempre os melhores resultados. Fale conosco.